Dentro de las obligaciones contempladas en el art. 5 de la Orden comentado anteriormente hay que resaltar la responsabilidad de la empresa por el hecho comentado, según reza “las empresa serán directamente responsables de los incumplimientos de estas obligaciones, aun cuando contraten la impartición o la gestión de la formación”, cuyas obligaciones están recogidas en el artículo 17 de la misma Orden.

También se hace hincapié en referencia al art. 18 del Real Decreto 395/2007 en referencia a su justificación, donde se expone:

ü  A los efectos de su justificación, los costes derivados de las acciones formativas de las empresas y de los permisos individuales de formación que hayan sido objeto de bonificación deberán quedar expresamente identificados como tales en la contabilidad de la empresa.

ü  La empresa deberá mantener a disposición de los órganos de control durante el período establecido en la legislación nacional y comunitaria la documentación justificativa (facturas, justificación contable y cualquier otro documento justificativo) de la realización de la formación.

ü  El incumplimiento de estas obligaciones y de las demás establecidas en el presente real decreto podrá dar lugar al abono total o parcial por la empresa de las cuotas no ingresadas, de acuerdo con el procedimiento contemplado en el artículo 17.4 de este real decreto.

Una vez aclarada la obligación y responsabilidad de su reflejo contable, trataremos la parte práctica teniendo en cuenta:

• Caso 1. Formación impartida por la propia empresa

Los gastos del coste de formación se recomienda contabilizar en cuentas específicas identificativas dentro de cada grupo según su naturaleza, es decir, considerando p.ej. que el formador es personal de la empresa debiéndose contabilizar el coste de la formación en la cuenta del subgrupo 64 (cuenta “640 sueldos y salarios” y “642 Seguridad Social a cargo de la empresa”).

Para realizar el ejemplo práctico consideramos que el coste del formador es de 750 euros (suma de sueldo y coste salarial) y de 100 euros en otros gastos, pagado todo por caja:

595,00 €          (640) Sueldos y Salarios 

155,00 €          (642) S.S. Cargo Empresa

100,00 €          (629) Otros gastos                     a          (570)  Caja          850,00 €

No estamos teniendo en cuenta el reflejo de Seguridad Social del trabajador (cuenta 476) y la retención de I.R.P.F. (cuenta 4751), así como el posible IVA de los otros gastos, con el fin de no distorsionar el mensaje.

Cuando se produce el pago de los seguros sociales en el mes siguiente al término de la impartición de la formación, teniendo en cuenta como ejemplo que la suma del TC’1 es de 5.000 euros descontado los 850 euros de formación, provocando el siguiente asiento:

5.850,00 €       (476) Organismos de la SS      a        (572)  Bancos, c/c                           5.000,00 €

                                                                    a        (755)  Ing. por bonif. de form.            850,00 €

Caso 2. Formación impartida por empresa externa

En el caso de que la acción formativa sea prestada por una empresa externa, teniendo en cuenta los mismos datos de coste y pagos que en el caso 1, utilizando una cuenta del subgrupo 62 “Servicios Exteriores” con la referencia de “formación continua” (p.ej. 623 por ser considerados servicios profesionales), por lo que el tratamiento contable teniendo en cuenta que el reflejo del coste del curso una vez recibida la factura del tercero sería:

850,00 €       (623) Servicios Profesionales

178,50 €       (472) H.P. Iva Soportado                 a          (572)  Bancos c/c            1.028,50 €

Destacar que, normalmente no es admisible la deducción del IVA no formando parte del coste de la formación bonificable, excepto en los casos de entidades exentas o no sujetas al impuesto, cuyo asiento sería:

      1.028,50 €    (623) Servicios Profesionales            a          (572)  Bancos c/c            1.028,50 €

Siendo el reflejo contable del pago del TC’1 e imputación del ingreso de la formación idéntico al Caso 1 como se verá a continuación:

5.850,00 €       (476) Organismos de la SS        a       (572)  Bancos, c/c                           5.000,00 €

                                                                      a       (755)  Ing. por bonif. de form.            850,00 €

En el caso de la no deducción de IVA el importe de la cuenta 755 sería de 1.028,50 euros coincidiendo el importe con la deducción en los Seguros Sociales.

Por último, nos gustaría acentuar la importancia de lo comentado para el reflejo contable y deducción de la formación bonificada cumpliendo así los requisitos de la legislación vigente, evitando posibles reclamaciones por parte de la Administración de la bonificación descontada en los Seguros Sociales.

Cualquier duda o aclaración estaremos encantados de atenderos a través del 91 266 63 98 o a través de los medios reflejados en nuestra página web www.auditanfer.com.