La Resolución de la DGRN establece que a través de la página del Colegio de Registradores “registradores.org” se podrá descargar de forma gratuita el software que permita la encriptación de los ficheros y la generación de la clave secreta que el interesado debe custodiar, recibiendo el Registrador el fichero encriptado y no original, quedando en posesión del tramitador identificado con un algoritmo vinculado con la presentación.

La medida de presentación de los libros de forma electrónica se regulariza en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de Apoyo a los Emprendedores y su Internacionalización, que se publicó en el Boletín Oficial del Estado (BOE n. 40 de 16 de febrero de 2015), siendo suspendido provisionalmente como medida cautelar por el Tribunal Superior de Justicia de Madrid mediante auto n. 84, estableciendo que se puede seguir utilizando el sistema anterior hasta que recaiga la Sentencia del recurso.

El hecho de facilitar cierta información empresarial a terceros no propios de la sociedad puede considerarse que vulnera la confidencialidad de la gestión empresarial, como puede ser en la aportación del libro de actas de la junta de accionistas y demás órganos colegiados, con los acuerdos de las deliberaciones y decisiones relacionadas con la dirección, planes de futuros, comerciales, litigios; imposibles de cuantificar sin que parezca que esta información quede suficientemente protegida con la remisión genérica que se hace en la sección 27ª a la legislación vigente sobre protección de datos, buscando la medida tomada por el TSJM de dotar de mayor seguridad jurídica al tráfico mercantil y, para ello, lograr una adecuada publicidad registral.

Mediante la encriptación del documento enviado identificado por un algoritmo SHA256 ambos documentos (el enviado y el original en posesión del emisor), extendiendo el Registrador un certificado identificando al empresario, incluyendo en su caso, los datos registrales y expresará los libros legalizados, con identificación de su clase y número, la huella digital generada por cada uno de ellos y los datos de la presentación y del asiento practicado en el Libro-fichero de legalizaciones. En su caso, se hará constar que la legalización se ha solicitado fuera del plazo legal conforme a lo que establece el artículo 333 del Reglamente del Registro Mercantil.

El Registrador que será el responsable de fijar los mecanismos apropiados para garantizar la seguridad de los ficheros, hará mención expresa en la certificación que el empresario deberá conservar una copia informática de idéntico contenido y formato de los ficheros correspondiente a los libros presentados a legalizar a efectos probatorios, conservando la clave secreta para la encriptación del fichero.

En relación con el artículo 327 de la Ley de Enjuiciamiento Civil en materia de prueba, dice: Libros de los comerciantes, cuando hayan de utilizarse como medio de prueba los libros de los comerciantes se estará a lo dispuesto en las leyes mercantiles. De manera motivada, y con carácter excepcional, el tribunal podrá reclamar que se presenten ante él los libros o su soporte informático, siempre que se especifique los asientos que deben ser examinados; exige la conservación de los archivos como se ha indicado anteriormente.

El Registrador Mercantil siendo requerido legalmente para aportar los libros legalizados en soporte informático una vez que se les presente, imprimirá una copia en papel de ellos y certificará su contenido y coincidencia con la huella digital asignada en su presentación.